Logiciel de caisse certifié : qu'est-ce que c'est ?
Préparez-vous à plonger dans l'univers des logiciels de caisse fiables et conformes !
Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels doivent obligatoirement utiliser un logiciel de caisse certifié ou une caisse enregistreuse conforme, selon la loi de finances pour 2018. Cette mesure assure l'inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l'archivage des données, y compris des tickets de caisse et des factures, comme le stipule la documentation fiscale. La certification, ou un certificat de conformité, est obtenue soit par un organisme accrédité, soit par une attestation de l'éditeur du logiciel de caisse enregistreuse.
Qui est concerné ?
L'obligation s'applique aux assujettis à la TVA effectuant des transactions avec des clients non assujettis à la TVA. Les relations entre professionnels avec facturation, les professionnels exonérés de TVA, et ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA, tels que les micro-entrepreneurs, ne sont pas soumises à cette exigence.
Quels équipements sont visés par la certification ?
Pour obtenir cette certification, une attestation individuelle est disponible sur le site des impôts. Selon une réponse ministérielle de février 2018, les professionnels déjà équipés d'une caisse enregistreuse n'ont pas nécessairement besoin d'acquérir un nouveau matériel s'ils respectent les nouvelles exigences légales. L'obligation s'applique aux assujettis à la TVA effectuant des transactions avec des clients non assujettis à la TVA. Les relations entre professionnels avec facturation, les professionnels exonérés de TVA, et ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA, tels que les micro-entrepreneurs, ne sont pas soumises à cette exigence.
Initialement prévu par l'article 88 de la loi de finances pour 2016, le dispositif visait les logiciels de caisse, de comptabilité, et de gestion. Cependant, suite à un communiqué ministériel en juin 2017, seuls les logiciels de caisse enregistreuse sont concernés, intégré à l'article 105 de la loi de finances pour 2018. Pour les logiciels multifonctions, seule la partie caisse enregistreuse/encaissement doit être certifiée.
En décembre 2020, l'administration fiscale a inclus les logiciels de facturation avec une fonction caisse dans l'obligation de respecter des normes de sécurité et de conservation des données. Ces solutions logicielles doivent permettre aux commerçants de gérer efficacement leurs activités tout en étant en conformité avec la réglementation.
En mai 2021, des précisions ont été apportées pour les logiciels ou systèmes de caisse avec un traitement par batch quotidien, soumis à l'obligation de sécurisation selon l'article 286 du code général des impôts. Cette utilisation développée des logiciels de caisse enregistreuse est une mesure de contrôle supplémentaire pour assurer la conformité fiscale.
Les professionnels du e-commerce sont-ils concernés par la certification des logiciels de caisse ?
La DGFIP distingue trois situations dans le e-commerce :
Sociétés facturant des clients professionnels : non concernées.
Sociétés ne facturant pas la TVA à des clients particuliers : soumises au dispositif.
Sociétés s'adressant à la fois à des clients professionnels et particuliers : soumises au dispositif.
Les particuliers dans le e-commerce restent hors de l'obligation tant qu'ils ne sont pas assujettis à la TVA. Les commerçants qui ne respectent pas ces règles risquent une amende. Si vous souhaitez vous assurer de la conformité de votre logiciel de caisse enregistreuse, il est conseillé de vérifier son certificat de conformité et de vous familiariser avec les services et les solutions disponibles pour gérer au mieux votre activité.